Há vários envios que os empreendedores devem realizar anualmente ao Governo, e um deles é a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). É excepcionalmente relevante que o empresário entenda essa obrigação, pois isso evitará penalidades legais onerosas e possibilitará o crescimento mais saudável do negócio.
A entrega desse documento deve ser feita nos exatos moldes da legislação e nos prazos determinados. Pensando nisso, veremos neste post como funciona a RAIS, quando e quem deve enviá-la, além de outras informações importantes. Continue lendo para conferir!
O que é a RAIS e como ela funciona?
Trata-se, basicamente, de um documento que coleta todos os dados sociais do setor de trabalho de que o Governo Federal precisa para elaborar estatísticas relacionadas a essa área. Ele foi criado pelo Decreto n.º 76.900/75, mas todos os anos há novas normas que dispõem de seus prazos e outras informações. Atualmente, a Portaria n.º 31/18 do Ministério do Trabalho é o último regulamento sobre o tema.
Por quem e quando ela deve ser enviada?
Conforme a Portaria n.º 31/18, quase todas as entidades (públicas ou privadas) devem entregar a RAIS, incluindo:
- empregadores urbanos e rurais;
- agências, filiais, sucursais e outras empresas vinculadas a pessoa jurídica estrangeira;
- condomínios;
- profissionais liberais e autônomos que mantêm empregados;
- órgãos e entidades da administração direta, fundacional e autárquica federal, estadual, distrital ou municipal;
- sociedades civis;
- cartórios extrajudiciais;
- conselhos profissionais;
- consórcios.
As únicas exceções previstas são os Microempreendedores individuais (MEI), regulados pela lei do Simples Nacional (Lei Complementar n.º 123/06). Nesse caso, apenas será preciso declarar a RAIS se o MEI tiver empregado.
Quanto aos prazos, as declarações do ano-base são enviadas até determinada data do ano seguinte. Por exemplo: o prazo legal do RAIS de 2017 encerrou em 23 de março de 2018, conforme a Portaria 31/18.
Quais são as informações necessárias?
A lista de informações da empresa e dos seus colaboradores é bastante ampla, os detalhes sobre o RAIS podem ser conferidos na seção "Sobre o RAIS" no domínio oficial da obrigação. Entre os principais dados a serem apresentados, podemos citar:
- cadastro nacional de pessoa jurídica (CNPJ);
- município de localização da empresa;
- ramo de atividade;
- número de colaboradores.
Sobre os colaboradores, especificamente, os principais dados são:
- cadastro de pessoa física (CPF);
- cargo ocupado;
- salário;
- tipo de vínculo com a entidade.
Também é importante lembrar que as companhias com CNPJ que não estavam ativas ou mantiveram empregados no ano de 2017 ainda devem enviar a RAIS Negativa, em que serão preenchidos somente os dados pertinentes.
Como enviar a RAIS?
A elaboração desse documento é feita pelo Programa Gerador da RAIS (GDRAIS), disponibilizado gratuitamente em seu domínio oficial. As empresas que não mantiveram funcionário e declararão a RAIS Negativa escolherão entre as seguintes opções no aplicativo:
- sim — se a empresa exerceu atividades no ano-base;
- não — se permaneceu inativa no ano-base.
Outro detalhe relevante é que não é obrigatório o uso de certificado digital conforme padrões ICP Brasil para transmitir esse documento.
É preciso guardar o protocolo de envio?
Assim que você transmitir a RAIS, o programa GDRAIS emitirá um protocolo que serve como comprovante do seu envio. Dentre outros dados, ele contém o número de Controle de Recepção e Expedição do Arquivo (CREA).
Esse número é exigido no acesso ao Recibo de Entrega da RAIS, que é disponibilizado em até cinco dias úteis após o envio da declaração. Depois desse prazo, basta visitar o site do Ministério do Trabalho e acessar a área “Impressão de Recibo” para obtê-lo.
A companhia que não enviar o RAIS no prazo correto arcará com uma multa de R$ 425,64 (mais R$ 106,40 por bimestre de atraso) por empregado omitido, declarado falsa ou inexatamente. Esse valor poderá ser aumentado de 0% a 20%, conforme o número de funcionários da entidade.
Enfim, como podemos ver, emitir a Relação Anual de Informações Sociais corretamente e dentro do prazo é fundamental para evitar gastos desnecessários com multas — além de contribuir para a saúde financeira do seu negócio!
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