O Estado de São Paulo passará a utilizar a Certidão Única de Débitos para comprovar a regularidade fiscal perante a Secretaria da Fazenda e Planejamento (Sefaz-SP) e a Procuradoria Geral do Estado (PGE). A medida foi regulamentada pela Resolução Conjunta SFP-PGE nº 1/2026, publicada no Diário Oficial do Estado em 14 de setembro, e entrará em vigor em 14 de outubro.
O novo documento será emitido eletronicamente pelo Sistema de Débitos (SIDEB) e reunirá informações sobre créditos tributários estaduais e créditos inscritos em dívida ativa administrados pelos dois órgãos. A emissão será gratuita e estará disponível a qualquer interessado.
Para pessoas jurídicas, a certidão será vinculada ao CNPJ-base e abrangerá os estabelecimentos matriz e filiais. A resolução também estabelece regras para a emissão da Certidão Negativa de Débitos (CND) e da Certidão Positiva com Efeitos de Negativa de Débitos (CPEN).
Como funcionará a Certidão Única de Débitos
A Certidão Única de Débitos será emitida conjuntamente pela Sefaz-SP e pela PGE para comprovar a situação fiscal do interessado perante o Estado. A documentação abrangerá créditos tributários relativos a impostos, taxas e contribuição de melhoria, inscritos ou não em dívida ativa, além de acréscimos legais e multas decorrentes de infrações à legislação tributária.
Também serão considerados os créditos da Fazenda Pública Estadual inscritos em dívida ativa. A consulta e a emissão deverão ser feitas pelo Portal SIDEB, por meio do sistema eletrônico específico.
No caso de pessoas jurídicas, a análise levará em conta o CNPJ-base, de forma que a certidão abrangerá tanto a matriz quanto as filiais. O documento deverá conter data e hora de emissão, além de código de controle, e sua autenticidade e validade deverão ser confirmadas no próprio sistema.
A resolução determina ainda que somente serão válidas as certidões emitidas eletronicamente pelo sistema previsto na norma. Certidões expedidas anteriormente pela Sefaz-SP e pela PGE continuarão válidas durante os prazos indicados nos respectivos documentos.
CND e CPEN
A Certidão Negativa de Débitos será emitida quando não houver pendências relativas a débitos tributários vencidos administrados pela Sefaz-SP ou a inscrições em dívida ativa na PGE. O documento seguirá o modelo estabelecido no Anexo I da resolução.
Já a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa será emitida quando houver débitos administrados pela Sefaz-SP ou inscritos em dívida ativa, desde que estejam enquadrados nas situações previstas no artigo 206 do Código Tributário Nacional (CTN).
Entre as hipóteses previstas estão débitos com exigibilidade suspensa, garantidos ou abrangidos por decisão judicial que determine sua desconsideração para fins de certificação da regularidade fiscal. A CPEN terá os mesmos efeitos da certidão negativa.
Prazo de validade e regularização de pendências
As certidões emitidas conforme a nova regulamentação terão validade de 90 dias, contados a partir da data de emissão. Para contribuintes inscritos no Cadastro Fiscal Positivo, o prazo será de 180 dias.
Quando as informações disponíveis nas bases da Sefaz-SP ou da PGE forem insuficientes para a emissão, o sujeito passivo poderá consultar o Relatório de Pendências Fiscais no Portal SIDEB. No caso de pessoa jurídica, será necessário estar devidamente logado e possuir eCNPJ ou poderes de representação registrados no Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado de São Paulo (CADESP).
Depois de regularizadas as pendências que impedirem a emissão, a certidão poderá ser solicitada novamente pelo sistema.
Procedimento para correção de pendências
A resolução também estabelece um procedimento específico para situações em que existam pendências que impeçam a emissão da certidão. O sujeito passivo poderá solicitar, pelo Portal SIDEB, a anotação de motivos jurídicos que permitam a expedição da Certidão de Regularidade Fiscal.
O pedido deverá ser feito individualmente para cada pendência e poderá indicar, conforme o caso, o processo judicial ou administrativo relacionado à garantia integral do débito, à suspensão de sua exigibilidade, ao reconhecimento de sua inexistência ou à autorização para emissão de CPEN.
O interessado será informado eletronicamente sobre o resultado do pedido, inclusive nos casos de indeferimento ou de solicitação de documentação complementar. Se o requerimento for negado, será possível apresentar recurso no próprio Portal SIDEB no prazo de 15 dias.
A análise da regularidade fiscal caberá, no âmbito da Sefaz-SP, aos Auditores Fiscais da Receita Estadual (AFREs) e, na PGE, aos Procuradores do Estado. Esses responsáveis também terão competência para revogar as certidões, conforme as regras estabelecidas na resolução.
O que muda para a classe contábil
A nova sistemática deverá ser observada pelos profissionais da contabilidade que acompanham a regularidade fiscal de pessoas jurídicas no Estado de São Paulo. A certidão passará a reunir informações administradas pela Sefaz-SP e pela PGE em um único documento.
Outro ponto de atenção é que, para empresas, a certidão considerará o CNPJ-base e abrangerá matriz e filiais. Dessa forma, a consulta da situação fiscal será realizada considerando esses estabelecimentos no documento emitido pelo sistema.
Os profissionais também deverão observar os prazos de validade previstos na regulamentação, que serão de 90 dias em regra e de 180 dias para contribuintes inscritos no Cadastro Fiscal Positivo.
A resolução entra em vigor 30 dias após a publicação no Diário Oficial do Estado, realizada em 14 de setembro. A partir de 14 de outubro de 2026, as regras para solicitação, emissão, validade e correção de pendências da Certidão Única de Débitos passam a ser aplicáveis.